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Organiser un roadshow en 7 étapes

Organiser un roadshow en 7 étapes

Comment organiser un roadshow en 7 étapes?

Organiser un roadshow ou une tournée évènementielle est un projet tout aussi passionnant que compliqué.

Tac-tic media, agence experte en roadshow et plus largement en communication hors media, vous présente les étapes incontournables pour faire de votre roadshow un succès marketing et commercial, qui répondra pleinement aux objectifs initiaux de votre entreprise.

Les étapes de l'organisation d'un roadshow

Prérequis :

Le maître mot pour l’organisation d’un roadshow est l’anticipation. Plus votre projet sera anticipé, plus votre roadshow sera cohérent, efficace et… économique!

Même si il est souhaitable de définir les grandes lignes de son roadshow l’année précédente, un délai de 3 à 6 mois permet de travailler dans de bonnes conditions.

Nos experts en communication hors média sont bien entendu à votre écoute pour vous accompagner dès le début de votre réflexion.

1. Définir l'objectif principal de votre roadshow

Comme pour tout campagne de communication media ou hors media, il est impératif de définir dès le début de votre réflexion l’objectif de votre tournée évènementielle. Il devra être en adéquation avec votre stratégie de communication.

Cet objectif permettra à l’agence de vous proposer un roadshow en adéquation avec votre besoin. Ce dernier devra idéalement être quantifiable afin de pouvoir déterminer le ou les KPI. Nous reviendrons dessus un peu plus tard.

organiser un roadshow - l'objectif principal
Organiser un roadshow - le budget

2. Le budget pour organiser un roadshow

Comme toujours il s’agit du nerf de la guerre!

Dans un premier temps une fourchette budgétaire suffira pour faire les premières estimations.

3. La durée de votre tournée

Qu’elle soit imposée par un élément extérieur (Octobre rose pour le cancer du sein par exemple) où non, la durée votre votre tournée promotionnelle est l’un des éléments de base pour pouvoir imaginer votre roadshow.

Certains éléments, matériel notamment, seront difficile à amortir sur un roadshow de courte durée alors qu’il seront très facilement envisageable dans le cadre d’un roadshow de plusieurs mois. Là encore nous pouvons vous accompagner pour définir la durée idéale de votre roadshow.

organiser un roadshow - la durée
Organiser un roadshow - les villes étapes

4. Définir les villes étapes pour organiser un roadshow évènementiel

Déterminer les « villes étapes » au hasard serait une véritable erreur pour le bon déroulement, et surtout pour le résultat de votre roadshow.

Pour les réseaux de points de vente, il est bien entendu nécessaire de prioriser les zones sur lesquels vous avez de nombreux magasins.

Pour les annonceurs institutionnelles ou les PGC (produits de grande consommation, généralement vendus dans les grandes surfaces), vous avez, dans votre CRM (où celui de votre client pour les agences) de nombreuses informations clés pour définir les villes et/ou départements le plus stratégiques. Utilisez-les!

En tant que prestataire spécialisé, nous vous accompagnerons ensuite sur la création de l’itinéraire le plus adapté.

5. Le type d'implantations d'un "roadshow marketing"

Sur le domaine public? Dans ou devant des centres commerciaux? Dans des salles de séminaires?

Là encore il existe plusieurs options en fonction du type de roadshow que vous souhaitez organiser et de votre activité. Quelque soit l’option choisie, tac-tic media prendra en charge les demandes d’autorisations administratives afin de vous délester de tâches rébarbatives.

organiser un roadshow - implantation
organiser un roadshow - le retroplanning

6. Le retroplanning pour organiser un roadshow

Cette étape est primordiale! Elle est directement liée à l’étape précédente. En effet le type d’implantation à une incidence directe sur le rétroplanning de votre tournée promotionnelle.

Notre expert en roadshow vous fournira un rétro planning prévisionnel pour une préparation en toute sérénité. Il peut tre assez variable en fonction des besoins techniques de votre tournée évènementielle.

7. La communication autour de votre roadshow

Il s’agit d’un point important, qui est souvent traité de manière secondaire. Pour organiser roadshow de manière efficace, il faut l’intégrer à votre stratégie de communication pour que le public visé soit au rendez-vous. (digital, RP, média, activation terrain, marketing direct, PLV, …). Il faudra bien distinguer la communication en amont, réalisée quelques jours avant le passage dans chaque ville, de la stratégie de « Drive to event » réalisée le jour même par nos hôtes et hôtesses.

Voici plusieurs pistes pertinentes :

  • Des actions de marketing direct (SMS, emailing, …) sur votre base de données et / ou en Opt-In,
  • Pour des tournées promotionnelles grand public, une campagne de diffusion de flyers en boite aux lettres, de sac à pain publicitaire et /o ou une diffusion de flyers en commerce permet de sensibilisé le plus grand nombre,
  • Une campagne d’affichage mobile éco-responsable, avec une flotte de vélos publicitaires Affi’bike©, offrira à votre roadshow une excellente visibilité en milieu urbain. C’est également un excellent moyen de montrer que votre marque / entreprise est soucieuse de l’environnement.
  • Pour les retailers, un affichage en vitrine de vos magasins (voir une PLV en intérieur) s’avère économique et assez efficace.
communication autour d'un roadshow

Et ensuite?

Une fois toutes ces étapes évoquées, les équipes de l’agence tac-tic media vous accompagneront sur de très nombreux aspects afin d’organiser votre roadshow : le type de véhicule, son aménagement, l’équipe à mobiliser, la logistique et bien entendu pour fixer ensemble les KPIs pour que votre roadshow soit un succès, générateur de croissance et de chiffre d’affaires.

Nos agences sont à votre service

Vous avez une idée, un projet, une envie ? Ou au contraire vous avez besoin d’accompagnement pour faire évoluer votre plan de communication et l’adapter au contexte sanitaire ?

Avec notre son réseau de 7 agences en France et en Belgique, nous sommes en capacité de vous accompagner pour toutes vos campagnes de communication sans contact.

Pour plus d’informations nous vous invitons à cliquer sur le bureau le plus proche de vous!

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